Cuando las personas deciden realizar un viaje de vacaciones, existen dos posibilidades de elegir la manera de llevarlo a cabo. La primera es planificar el viaje, pensando en los recursos con que se cuenta, el tiempo disponible y los lugares que se desean conocer. De este modo, será posible: preparar una ruta de viaje que considere los lugares a visitar, establecer los tiempos de estadía, ajustar el presupuesto, contratar seguros de viaje y considerar alternativas en caso de imprevistos. En base a esta planificación, será muy probable que se logren unas buenas vacaciones.
Otra posibilidad de emprender un viaje, es tomar una mochila y salir a la carretera para “hacer dedo”. Si la suerte aparece pronto, será posible abordar un camión y llegar a cualquier destino, para luego desde ahí, seguir el viaje con otro conductor de buena voluntad. Esta alternativa tiene que ver con la aventura, la suerte y la improvisación. Si bien el viaje podría resultar muy entretenido, es altamente probable que se asuman muchos riesgos y decisiones improvisadas. Incluso el presupuesto se podría ver afectado de forma repentina.
Al igual que la persona que emprende un viaje de vacaciones, un emprendedor o empresario tiene dos posibilidades de elección para dirigir o administrar su empresa o negocio. Una de estas posibilidades es actuar como el mochilero, es decir, improvisar las acciones diarias y esperar que la buena suerte atraiga clientes a su empresa. Este tipo de administración es muy frecuente en las pequeñas empresas, porque al no existir objetivos ni metas claras a cumplir en el tiempo, las decisiones se van tomando día a día, con lo que el negocio se convierte finalmente en una aventura.
Normalmente, en estas empresas no se manejan presupuestos ni flujos de caja, por lo que los resultados negativos se ven reflejados a fin de mes, cuando las recaudaciones de las ventas no alcanzan para cubrir los gastos del negocio.
Otro aspecto negativo, es que cuando los empresarios no cuentan con los conocimientos básicos de contabilidad no pueden tomar buenas decisiones para proyectar los mejores caminos o rutas empresariales que les conduzcan al éxito.
La segunda posibilidad para dirigir de manera eficaz y eficiente una empresa, es realizar una planificación documentada, que en términos empresariales se conoce como Plan de Negocio.
Todo empresario debería contar con esta herramienta empresarial, donde se describan con amplio detalle los objetivos, las metas y las estrategias establecidas para enfrentar el futuro, tanto de corto como de mediano plazo.
La elaboración de un Plan de Negocio requiere de un proceso mental que consiste en soñar, visualizar, imaginar y pensar lo que se espera lograr en el futuro. Esto significa que, por un lado se trabaja con la mente creativa y por otra parte, es necesario poner los pies en la tierra, para analizar la factibilidad de hacer posible los sueños. Es indudable que una persona muy soñadora podría proponerse objetivos y metas muy elevadas o inalcanzables, lo que sin lugar a dudas, le generaría frustración al no lograrlos.
El Plan de Negocio se materializa en un documento escrito que, día a día, servirá como guía para la acción. En este documento, se detallan los productos y servicios a comercializar, el mercado objetivo, los presupuestos de venta y una serie de planes para las distintas áreas de la empresa.
Se podría decir que el Plan de Negocio corresponde a una descripción del futuro que visualizan los empresarios y gerentes para sus negocios. Por lo tanto, este documento que surge de la imaginación y que se escribe con ayuda de la razón, sirve como guía para las acciones diarias, ayudando así, a minimizar las improvisaciones del presente.
Cuando en una empresa existe un Plan de Negocio, diariamente el futuro soñado se va convirtiendo en presente, donde lo más probable es que los resultados alcanzados, coincidan en un gran porcentaje con lo planificado. El día de mañana, el Plan de Negocio vivido hoy, se habrá convertido en pasado y todos los números generados por los distintos hechos económicos y financieros, estarán registrados en los libros de contabilidad de la empresa. Así, cuando el Plan de Negocio se convierte en pasado, nace la contabilidad en una empresa, porque representa su historia empresarial escrita en números.
Por lo tanto, la contabilidad puede ser el resultado de un proceso bien planificado o, simplemente, consecuencia de la improvisación diaria. Todo dependerá de la decisión que un empresario tome para dirigir o administrar su empresa.
Entonces, la contabilidad puede ser considerada como una valiosa herramienta empresarial para la gestión y toma de decisiones, ya que a través de los estados financieros, entrega información sobre los resultados y la actuación de la empresa en el pasado. Además, la contabilidad sirve como punto de partida para realizar un Plan de Negocio o ajustar los números que sean necesarios.
Por último, para entender la historia de una empresa, es necesario “saber leer los números” de la contabilidad.
Prof. Jorge Barros M.
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